Incidentenprotocol

Door | Eigenaar: directie ISA Power - versie 2 augustus 2026

1.1 Doelstelling

ISA Power streeft naar veilige, verantwoorde en kwalitatief hoogwaardige ambulante specialistische begeleiding. De veiligheid en het welzijn van cliënten, medewerkers en andere betrokkenen staan centraal. Dit protocol beschrijft hoe coaches/begeleiders en medewerkers omgaan met incidenten, bijna-incidenten, calamiteiten en onveilige situaties.

Het doel is om:

  • Incidenten tijdig te herkennen en te melden.

  • Direct passende veiligheidsmaatregelen te nemen.

  • Betrokkenen zorgvuldig te ondersteunen.

  • Incidenten objectief en vertrouwelijk te registreren.

  • Te voldoen aan wettelijke meldverplichtingen.

  • Van incidenten te leren en herhaling zoveel mogelijk te voorkomen.

ISA Power stimuleert een open meldcultuur. Het melden van incidenten wordt beschouwd als onderdeel van professioneel en verantwoordelijk handelen, niet als een teken van persoonlijk falen.

1.2 Toepassingsgebied

Dit protocol geldt voor alle medewerkers, zelfstandige coaches, begeleiders en andere professionals die namens ISA Power ambulante specialistische begeleiding uitvoeren. Het is van toepassing op begeleiding bij de praktijk van de coach, bij cliënten thuis, op school, online en op andere locaties waar ambulante begeleiding plaatsvindt.

1.3 Definitie van een incident

Een incident is een onbedoelde of ongewenste gebeurtenis die heeft geleid of had kunnen leiden tot schade aan de gezondheid, veiligheid, privacy of het welzijn van een cliënt, medewerker of derde.

ISA Power onderscheidt:

  • Categorie

  • Omschrijving

  • Bijna-incident

  • Een onveilige situatie waarbij schade is voorkomen.

  • Incident

  • Een ongewenste gebeurtenis met mogelijke of daadwerkelijke gevolgen.

  • Ernstig incident

  • Een gebeurtenis met aanzienlijke veiligheidsrisico's of ernstige gevolgen.

  • Calamiteit

  • Een gebeurtenis die voldoet aan de wettelijke definitie van een calamiteit binnen het toepasselijke zorg- of ondersteuningskader.

1.4 Voorbeelden binnen ambulante begeleiding

Incidenten kunnen onder andere betrekking hebben op:

  • Suïcidaliteit, ernstige zelfbeschadiging of acute psychische ontregeling.

  • Agressie, bedreiging of intimidatie richting cliënten of medewerkers.

  • Seksueel grensoverschrijdend gedrag.

  • Onveilige situaties tijdens huisbezoeken.

  • Een plotselinge medische noodsituatie.

  • Ernstige conflicten of grensoverschrijdend handelen door een medewerker.

  • Schending van vertrouwelijkheid of verlies van persoonsgegevens.

  • Het niet opvolgen van belangrijke veiligheidsafspraken.

  • Het niet tijdig signaleren of escaleren van ernstige risico's.

Niet iedere crisis of verslechtering van een cliënt is automatisch een incident dat door ISA Power is veroorzaakt. Wel wordt onderzocht of de begeleiding, signalering of opvolging voldoende zorgvuldig is geweest.

1.5 Procedure bij incidenten

Stap 1. Directe veiligheid waarborgen

  • De betrokken coach beoordeelt de ernst van de situatie en neemt passende maatregelen.

  • Bij direct levensgevaar of ernstige medische nood wordt 112 gebeld.

  • Bij een psychiatrische crisis wordt passende acute hulp ingeschakeld via de huisarts, huisartsenpost, crisisdienst of 112, afhankelijk van de situatie.

  • De coach handelt binnen de eigen professionele bevoegdheden en deskundigheid.

Stap 2. Directie informeren

Bij een ernstig incident wordt de supportafdeling en indien nodig de directie zo spoedig mogelijk telefonisch geïnformeerd. Bij overige incidenten en bijna-incidenten vindt interne melding uiterlijk binnen één werkdag plaats. Dit is een interne ISA Power-termijn en vervangt geen kortere wettelijke meldtermijn.

Stap 3. Incident registreren

De medewerker stelt een incidentmelding op met daarin:

  • Datum, tijd en plaats van het incident.

  • Betrokken personen.

  • Feitelijke beschrijving van de gebeurtenis.

  • Directe gevolgen en risico's.

  • Ondernomen acties.

  • Ingeschakelde hulpverleners of instanties.

  • Eventuele vervolgafspraken.

De verslaglegging is objectief. Feiten, uitspraken en interpretaties worden duidelijk van elkaar onderscheiden.

Stap 4. Beoordeling door de directie

De directie beoordeelt de ernst van het incident en bepaalt welke vervolgacties nodig zijn. Hierbij wordt gekeken naar de veiligheid van de cliënt, de kwaliteit van de begeleiding, de verantwoordelijkheid van ISA Power en eventuele wettelijke meldverplichtingen.

Stap 5. Nazorg en evaluatie

ISA Power zorgt waar nodig voor passende nazorg voor cliënten, ouders, medewerkers en andere betrokkenen. Het incident wordt geëvalueerd en verbetermaatregelen worden vastgelegd.

1.6 Externe meldplicht

ISA Power maakt onderscheid tussen interne incidentmeldingen en wettelijk verplichte meldingen.

Jeugdwet:
Bij calamiteiten en meldplichtig geweld binnen de jeugdhulp wordt melding gedaan bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). De IGJ geeft aan dat deze gebeurtenissen onverwijld moeten worden gemeld, volgens de Leidraad meldingen Jeugd in beginsel binnen drie werkdagen. Voor suïcide van een cliënt die jeugdhulp ontvangt, gelden eveneens specifieke meldregels.

Wmo 2015:
Bij calamiteiten en geweld in het kader van Wmo-ondersteuning wordt melding gedaan bij de aangewezen Wmo-toezichthouder, overeenkomstig de toepasselijke gemeentelijke regels.

Overige wettelijke kaders:
Wanneer de begeleiding onder een ander wettelijk kader valt, beoordeelt de directie welke aanvullende meldverplichtingen van toepassing zijn. Een melding bij Veilig Thuis op grond van de meldcode is een afzonderlijke afweging en staat los van een eventuele melding aan de toezichthouder.

1.7 Privacy en vertrouwelijkheid

Incidentgegevens worden vertrouwelijk behandeld. Toegang tot incidentregistraties is beperkt tot medewerkers die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden. Gegevens worden verwerkt volgens het privacyreglement van ISA Power en de AVG.

1.8 Leren en verbeteren

ISA Power gebruikt incidentmeldingen om de kwaliteit van de begeleiding te verbeteren. Tijdens intervisie, supervisie en relevante teamoverleggen kunnen incidenten geanonimiseerd worden besproken met een supervisor of directie.

Daarbij staan de volgende vragen centraal:

  • Wat is er gebeurd?

  • Welke factoren hebben bijgedragen?

  • Welke signalen waren vooraf zichtbaar?

  • Hoe is er gehandeld?

  • Wat kunnen wij hiervan leren?

  • Welke aanpassingen zijn nodig?

De directie beoordeelt jaarlijks de incidentregistraties op terugkerende risico's en mogelijke verbeterpunten.

1.9 Verantwoordelijkheden

De betrokken coach is verantwoordelijk voor het direct handelen, tijdig melden en zorgvuldig registreren. De directie is verantwoordelijk voor de beoordeling, opvolging, externe meldingen en kwaliteitsverbetering.

1.10 Vaststelling

Dit protocol wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast aan gewijzigde wetgeving, professionele richtlijnen en ervaringen binnen de organisatie.