Privacy Policy / De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Door | Eigenaar: directie ISA Power - versie 2 augustus 2026
ISA Power heeft privacy en bescherming van persoonsgegevens hoog in het vaandel staan. Hieronder leest u meer over ons privacybeleid, zodat u makkelijker inzicht kunt krijgen in welke gegevens we verzamelen en waarom we ze verzamelen. We hebben ook een aantal opties verbeterd op onze website om uw privacy en gegevens beter te beschermen. Zo vragen we toestemming om uw gegevens te mogen gebruiken m u te contacteren.
Sinds de nieuwe AVG wet (sinds 25 mei 2018) verandert er niets aan uw huidige instellingen of de manier waarop uw gegevens worden verwerkt. We verbeteren alleen de manier waarop we onze interne procedures beschrijven en de manier waarop we de opties toelichten die u heeft om uw gegevens te updaten, beheren, exporteren en verwijderen. Denk o.a aan onze nieuwsbrief (uw e-mailadres) of mailverkeer met clienten en over clienten (wij vragen altijd schriftelijk toestemming als we client gevoelige informatie delen met collega's uit de zorgsector) en als u een e-boek besteld of een boek koopt via de website dan laat u zelf uw e-mailadres achter. En dit e-mailadres gebruiken wij vervolgens om u de factuur te sturen.
De AVG is ontworpen om de privacywetgeving in heel Europa op één lijn te brengen en verfijnt de transparantie voorschriften voor de manier waarop bedrijven hun gegevensverwerking beschrijven. We voeren enkele verplichte updates van ons privacybeleid door en maken van de gelegenheid gebruik om verbeteringen door te voeren voor onze gebruikers over de hele wereld. Zo hebben we onze huidige klanten en nieuwsbrief lezers (op donderdag 31 mei 2018) gevraagd of zij onze nieuwsbrief nog willen ontvangen.
Bent u een klant van ons (geweest) dan hebben we ook uw adresgegevens, telefoonnummer en eventuele bedrijfsgegevens. Klanten kunnen niet uit ons bestand worden verwijderd omdat wij uw klantgegevens moeten bewaren t.b.v. de Belastingdienst. Wel kunt u zich afmelden voor onze updates per e-mail.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywetgeving, die op 25 mei 2018 de huidige privacywetgeving vervangt. Privacy rechten van klanten of gebruikers worden er mee versterkt en uitgebreid. De Europese Unie kent hiermee één privacywet; de huidige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt sinds 25 mei 2018 niet meer. Internationaal staat de AVG bekend als General Data Protection Regulation (GDPR).
Door de AVG hebben wij van ISA Power verantwoordingsplicht. Wij kunnen aantonen dat wij de juiste organisatorische en technische maatregelen hebben genomen om aan de AVG te voldoen. En we kunnen bewijzen dat wij als organisatie geldige toestemming hebben gekregen voor het verwerken van persoonsgegevens van onze klanten. Daarom vragen wij al onze klanten schriftelijk toestemming voor het gebruiken van e-mailadressen, of wanneer je een e-book besteld of een contact formulier van onze website invult geef je ons toestemming om jou te contacteren op het e-mailadres of telefoonnummer wat je achterlaat. Daarnaast geef je zelf toestemming via onze nieuwsbrief systeem 'MailChimp' om nieuwsbrieven te ontvangen, als jij je niet inschrijft dan zul je ook geen nieuwsbrieven ontvangen van ons.
Wij gaan zeer vertrouwelijk met jouw gegevens om. Wij verkopen geen persoonlijke en/of adresgegevens aan derden. Wanneer jij een formulier bij ons invult of ons een email stuurt, worden jouw gegevens zeer vertrouwelijk behandeld en niet gedeeld met derden tenzij je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Wij bekijken wel algemene bezoekers statistieken. Zoals het aantal bezoeken, bron, kliks en pageviews op de website. Maar deze gegevens worden anoniem verstrekt door Google Analytics en zijn niet gekoppeld aan jouw persoonlijke gegevens.
Vragen?
Indien je vragen hebt neem dan contact met ons op door ons te e-mailen op: info@isapower.nl
2.1 Doel
ISA Power hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer van cliënten, ouders, medewerkers en andere betrokkenen. Tijdens de ambulante begeleiding wordt regelmatig gewerkt met gevoelige en vertrouwelijke informatie over onder andere lichamelijke en psychische gezondheid, gezinsomstandigheden, persoonlijke ervaringen, trauma, sociale relaties en herstelprocessen. Het doel van dit privacyreglement is om transparantie te geven hoe wij hiermee omgaan en te waarborgen dat persoonsgegevens rechtmatig, zorgvuldig, transparant en veilig worden verwerkt.
2.2 Uitgangspunten
ISA Power en diens begeleiders/coaches hanteren de volgende privacyprincipes:
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor duidelijk omschreven, gerechtvaardigde doeleinden.
Er worden niet meer gegevens verzameld dan noodzakelijk.
Persoonsgegevens worden uitsluitend ingezien door medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.
Vertrouwelijke informatie wordt niet zonder geldige wettelijke grondslag gedeeld.
Cliënten worden geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens en hun rechten.
Medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
Persoonsgegevens worden adequaat beveiligd en niet langer bewaard dan noodzakelijk.
2.3 Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
ISA Power verwerkt, voor zover noodzakelijk voor de begeleiding, onder andere:
Persoonsgegevens: Naam, geboortedatum, adres, contactgegevens, cliëntnummer en gegevens van wettelijke vertegenwoordigers.
Begeleidingsgegevens: Hulpvragen, aantekeningen tijdens de sessie ondersteuningsdoelen, begeleidingsplannen, voortgangsrapportages, evaluaties en relevante correspondentie. Elke coach en begeleider binnen ISA Power heeft als ZZP’er zelf de ruimte om met andere rapportage systemen te werken. Vraag jouw eigen begeleider voor meer informatie.
Bijzondere persoonsgegevens: Gezondheidsgegevens, informatie over psychische kwetsbaarheid, eetstoornissen, trauma en andere omstandigheden die noodzakelijk zijn voor passende begeleiding.
Administratieve gegevens: Beschikkingen, zorgovereenkomsten, financieringsgegevens en facturatiegegevens.
2.4 Doeleinden van gegevensverwerking
ISA Power verwerkt persoonsgegevens om:
De ondersteuningsbehoefte van cliënten vast te stellen.
Passende ambulante specialistische begeleiding te bieden.
Begeleidingsplannen op te stellen en te evalueren.
De continuïteit en kwaliteit van begeleiding te waarborgen.
Af te stemmen met andere betrokken professionals wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.
Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
De administratieve en financiële afhandeling van begeleiding te verzorgen.
Voor iedere verwerking wordt een passende wettelijke grondslag vastgesteld. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt daarnaast een afzonderlijke wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod.
2.5 Toegang tot cliëntgegevens
De begeleiders van ISA Power werken allen met een ander beveiligd digitaal cliëntregistratiesysteem, zoals bijvoorbeeld ONS of ASANA. De toegang tot cliëntgegevens wordt beperkt op basis van functie, verantwoordelijkheid en betrokkenheid bij de begeleiding. Medewerkers mogen uitsluitend gegevens raadplegen die noodzakelijk zijn voor hun werkzaamheden. Het is niet toegestaan om cliëntgegevens zonder zakelijke noodzaak te downloaden, door te sturen, op privéapparatuur op te slaan of met onbevoegden te delen.
2.6 Delen van informatie met derden
Bij ambulante specialistische begeleiding werkt ISA Power regelmatig samen met gemeenten, verwijzers, behandelaren, ouders en andere betrokken professionals. Het delen van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer hiervoor een passende grondslag bestaat en dit noodzakelijk is voor de begeleiding, veiligheid of een wettelijke verplichting. Waar toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd en vastgelegd. Bij minderjarige cliënten wordt rekening gehouden met leeftijd, gezag, vertegenwoordiging en de toepasselijke wettelijke regels. Bij volwassen cliënten wordt informatie niet automatisch met ouders of familie gedeeld.
2.7 Privacy tijdens intervisie en supervisie
ISA Power organiseert structureel intervisie en supervisie om de professionele kwaliteit van begeleiding te bevorderen. Tijdens deze bijeenkomsten worden cliëntsituaties zoveel mogelijk geanonimiseerd of gepseudonimiseerd besproken. Er wordt uitsluitend informatie gedeeld die noodzakelijk is voor het leerdoel of de professionele afweging. Alle deelnemers zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.
2.8 Privacy bij digitale communicatie
Medewerkers gebruiken uitsluitend door ISA Power toegestane en passend beveiligde communicatiemiddelen voor het uitwisselen van cliëntinformatie. Bij digitale communicatie wordt zorgvuldig gecontroleerd of de juiste ontvanger is geselecteerd. Gevoelige informatie wordt bij voorkeur via het beveiligde cliëntdossier of een daarvoor geschikt beveiligd communicatiekanaal uitgewisseld. Het gebruik van privéaccounts, onbeveiligde opslagdiensten of ongeautoriseerde communicatiemiddelen voor cliëntgegevens is niet toegestaan.
2.9 Rechten van cliënten
Cliënten hebben, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, recht op:
Informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens.
Inzage in hun persoonsgegevens.
Correctie van feitelijk onjuiste gegevens.
Verwijdering van gegevens wanneer daarvoor een wettelijk recht bestaat.
Beperking van bepaalde verwerkingen.
Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit recht van toepassing is.
Intrekking van eerder gegeven toestemming, zonder terugwerkende kracht.
Een verzoek wordt door de directie beoordeeld. ISA Power reageert in beginsel binnen één maand, overeenkomstig de AVG.
2.10 Bewaartermijnen
ISA Power bewaart persoonsgegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen die op de betreffende begeleiding en financieringsvorm van toepassing zijn. Waar geen specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor verschillende soorten gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden. ISA Power legt deze vast in een bewaartermijnenoverzicht. Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
2.11 Datalekken
Een datalek is een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, onrechtmatig worden gewijzigd, ontoegankelijk worden of bij onbevoegden terechtkomen.
Voorbeelden zijn:
Een e-mail met cliëntgegevens aan de verkeerde ontvanger.
Verlies of diefstal van een apparaat met persoonsgegevens.
Onbevoegde toegang tot een cliëntdossier.
Het onbedoeld openbaar maken van vertrouwelijke informatie.
Medewerkers melden een vermoedelijk datalek onmiddellijk bij de Support afdeling en de directie. De directie onderzoekt het incident, beperkt de gevolgen en beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens noodzakelijk is. Wanneer sprake is van een meldplichtig datalek, wordt dit binnen 72 uur na kennisname gemeld. Bij een hoog risico voor betrokkenen worden zij eveneens onverwijld geïnformeerd. Alle datalekken worden geregistreerd, ook wanneer geen externe melding nodig is.
2.12 Verantwoordelijkheden
De coach en begeleider is eindverantwoordelijk voor het privacybeleid, de beveiligingsmaatregelen en het toezicht op naleving. Iedere medewerker is persoonlijk verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke gegevens en het tijdig melden van mogelijke privacy-incidenten.
2.13 Evaluatie
Het privacyreglement wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig aangepast aan nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen of gewijzigde werkprocessen.